Довідково-бібліографічний апарат як база бібліографічного обслуговування користувачів

 Довідково-бібліографічний апарат як база бібліографічного обслуговування користувачів

Довідково-бібліографічний апарат (ДБА) – це комплекс взаємопов'язаних і доповнюючих один одного частин, призначених для багатоаспектного відображення і розкриття фонду бібліотеки, забезпечення читачів потрібною їм інформацією і сприяння професійній бібліотечно-бібліографічній діяльності.

Якість ДБА визначає рівень всієї роботи бібліотеки, в першу чергу бібліографічної. В даний час співіснують різні варіанти ДБА – традиційний (в бібліотеках, де основні библіографічні процеси не комп'ютеризовані) і автоматизований – ДБА (в бібліотеках, що впровадили комп'ютеризацію та автоматизацію технологічних процесів).

Склад, обсяг, зміст, структура і особливості організації ДБА визначаються статусом бібліотеки, специфікою регіону (області, міста, району, мікрорайону), фондами бібліотеки і читацькими запитами.
В універсальних бібліотеках ДБА відображає видання і публікації за всіма галузями знань і забезпечує інформацією про них всіх читачів.

Традиційний ДБА складається з трьох основних частин:
• системи бібліотечних каталогів, оптимальної для конкретної  бібліотеки;
• системи картотек;
• довідково-бібліографічного фонду.

У бібліотеках, де видають велику кількість довідок за разовими запитами читачів і користувачів, організується і ведеться фонд виконаних бібліографічних довідок (по суті, він являє собою фонд неопублікованих бібліографічних посібників – бібліографічних списків).

Систему каталогів утворюють зазвичай алфавітний, систематичний і предметний каталоги, а також краєзнавчий каталог. Організовуються і інші каталоги. Наприклад, каталоги нотних видань, нормативно-технічних документів, музичних аудіоматеріалів (алфавітний і систематичний, що включають бібліографічні описи фотодокументів – грамплатівок, магнітних записів, компакт-дисків), аудіовізуальних матеріалів (алфавітний і систематичний, що включають бібліографічні описи аудіо- і відеокасет, CD-ROM) і ін.

Призначення каталогів полягає в тому, щоб розкрити фонди в різних аспектах – за видами документів, за прізвищем автора і назвами, за змістом та іншими ознаками з урахуванням приналежності видань до певного підрозділу бібліотеки (читального залу, абонементу і т. д.).

Картотеки у складі традиційного ДБА грають істотну роль, так як в них зосереджений багатющий запас різноманітної інформації. Бібліотеки формують систему картотек з урахуванням своєї специфіки і можливостей.

Найчастіше організовуються і ведуться:
• загальні бібліографічні картотеки – систематична картотека статей (СКС) або головна довідкова картотека (ГДК), або головна інформаційна картотека (ГІК);
• тематичні картотеки;
• краєзнавчі картотеки;
• спеціальні картотеки (назв художніх творів, рецензій, персоналій, картотеки творів образотворчого мистецтва та інші).

Система бібліографічних картотек аналітично розкриває склад і зміст газет, журналів та періодичних збірників, що продовжуються і деяких неперіодичних видань в різних аспектах: за всіма галузями знань, певними темами і питаннями, про край, про окремі види або жанри творів і т. д.

Щоб уникнути істотних втрат інформації споріднені ділення картотек різних видів повинні бути пов'язані системою посилань. Крім того, картотеки і каталоги (перш за все СК, загальна бібліографічна, краєзнавча і тематичні картотеки, якщо вони ведуться) повинні бути взаємопов'язані і доповнювати один одного. Це досягається за допомогою посилань на аналогічні ділення СК і картотек в єдиному алфавітно-предметному покажчику (АПП), в якому передбачаються також персоналії (про кожну особу наводяться прізвище, ініціали та галузь діяльності). АПП регулярно поповнюється новими поняттями і персональними рубриками, що підвищує його пошукові можливості та забезпечує найбільшу ефективність використання каталогів і картотек.

Таким чином, система каталогів і картотек (в традиційному варіанті) – це частина ДБА бібліотеки, що представляє собою сукупність планомірно організованих, взаємопов'язаних і доповнюючих один одного карткових каталогів і картотек.

Відмінність каталогів від картотек полягає в наступному. Каталоги строго відповідають фонду бібліотеки, а для аналітичної обробки і подальшого відображення в картотеках із загального фонду відбираються найбільш цінні в інформаційному відношенні видання (з урахуванням попиту читачів). Крім того, картотеки можуть містити відомості про матеріали, яких вже немає в бібліотеці, так як видання давно списані. Репертуар розписуємих видань щорічно переглядають і коректують з урахуванням читацького попиту.

Довідково-бібліографічний фонд (ДБФ) – це частина традиційного ДБА, що включає видання та матеріали, які містять різноманітну інформацію і необхідні для здійснення всіх процесів бібліографічної діяльності бібліотеки. До складу ДБФ із загального фонду бібліотеки виділяються слідуючі видання:
• офіційні періодичні і неперіодичні;
• деякі наукові видання з різних галузей знань, в яких є прикнижкові та  внутрішньокнижкові бібліографічні списки і покажчики;
• нові навчальні видання (навчальні програми та підручники, в першу чергу з суспільних наук);
• науково-популярні книги, що містять, наприклад, новітню  інформацію з окремих галузей природознавства або медицини, а також списки додаткової літератури з теми (проблеми);
• довідкові видання різного цільового призначення – енциклопедії та енциклопедичні словники (універсальні та галузеві), довідники (тематичні, біографічні, статистичні та ін.), словники (термінологічні, біографічні тощо), путівники;
• інформаційні та бібліографічні видання найбільших центрів національного і регіонального рівнів (Книжкова палата України, Національні бібліотеки, обласні УНБ) – державні бібліографічні покажчики, науково-допоміжні, професійно-виробничі, видавничі і книготорговельні, краєзнавчі, рекомендаційні і популярні (з урахуванням потреб і можливостей бібліотеки);
• практичні і методичні видання (з організації і методики бібліотечно-бібліографічного обслуговування та іншим спеціальним питанням);
• журнали та періодичні збірники з бібліотечної справи і бібліографії, в яких, крім статей та інших корисних для роботи матеріалів, багато бібліографічних публікацій – покажчиків, списків і оглядів літератури (вони повинні розписуватися для відображення в картотеці бібліографічних посібників й активно використовуватися).

Фонд виконаних бібліографічних довідок – це частина ДБА, що представляє собою зібрання раніше виконаних письмових бібліографічних довідок (перш за все тематичних). У такому фонді зберігаються копії відповідей на складні разові запити читачів, які потребували бібліографічних розвідок і консультацій з фахівцями, а також копії довідок з актуальних питань. Ці довідки можуть представляти інтерес для багатьох читачів, причому не тільки даної бібліотеки.

Фонд виконаних довідок має службове призначення і може бути організований по-різному. Іноді копії довідок розставляють за галузями знань і за темами в каталожних ящиках (у відповідних розподілах). У деяких бібліотеках їх зберігають в папках або конвертах, на яких вказують тему і порядковий номер довідки (із зошита обліку довідок). Щоб легше було орієнтуватися в фонді, до нього складається АПП на картках, на кожній з яких наводять відомості про формулювання теми, мету запиту, про предметну рубрику, номер папки і порядковий номер довідки в ній, а також про дату виконання довідки.

На сьогодні ДБА зазнав істотних змін. Система каталогів і картотек поповнилася новими видами, з'явилися електронні каталоги і бази даних, збільшилася кількість фактографічних картотек (серед них – картотеки нових
слів і значень, адресні картотеки, наприклад, рекламних служб, видавничих організацій, благодійних фондів тощо). Крім того, до складу ДБФ почали включати довідково-інформаційні видання на нетрадиційних носіях. Таким чином, ДБА трансформувався в довідково-пошуковий апарат (ДПА), який відрізняється зовсім іншими, більш широкими можливостями.
Сучасний ДПА – це сукупність традиційних та електронних елементів, організованих за допомогою відповідних програмних засобів, які забезпечують вихід у відкритий інформаційний простір.

До складу сучасного ДПА входять:
• система бібліотечних каталогів;
• система бібліографічних картотек (баз даних);
• бібліографічні видання;
• фонд виконаних бібліографічних довідок;
• фонд довідкових видань;
• фактографічні пошукові системи (фактографічні БД);
• єдиний АПП до ДПА.

Система каталогів відображає книжковий фонд бібліотеки в різних аспектах: традиційні (карткові) каталоги продовжують використовуватися, причому кожен з них виконує свої функції, інформуючи про наявні виданнях за весь період існування бібліотеки, а електронний каталог містить, як правило, відомості про нові надходження до фонду тільки з певного року. ЕК поєднав у собі функції декількох традиційних каталогів (алфавітного, систематичного, предметного), надаючи користувачу можливість вести багатоаспектний пошук, отримувати інформацію про різні види документів. Іноді до ЕК включаються і аналітичні описи. Інформативність бібліографічних записів в ЕК значно зросла, так як структура інформаційної системи дозволяє використовувати один і той же бібліографічний запис (БЗ) у різних варіантах. При наявності міжбібліотечної інформаціоної мережі доступ до ЕК стає можливим з будь-якої іншої бібліотеки. ЕК регулярно поповнюється відомостями про нові надходження.

Система картотек теж зазнала змін: з'явилися електронні картотеки, що містять аналітичні БЗ матеріалів з періодичних видань та збірників (з певного року), що доповнюють загальні традиційні картотеки (СКС, предметно-тематичні та ін.); впроваджуються електронні картотеки «Край», бази даних, зведені картотеки періодичних видань, які одержує бібліотека.
Іноді загальну електронну картотеку статей ведуть на корпоративній основі кілька бібліотек, кожна з них розписує ті видання, які має у своєму фонді.

У краєзнавчій традиційній картотеці і БД «Край» відображають літературу про область, місто, район, в деяких випадках вони служать основою для підготовки друкованого краєзнавчого покажчика.

Картотеки з актуальних для читачів бібліотек тем і питань у багатьох випадках трансформувалися в БД (наприклад: БД «Бережіть природу: екологічні проблеми краю», «Проблеми освіти», «Актуальні проблеми культури і мистецтва»).

Створюються БД з правової тематики (повнотекстові і бібліографічні), які регулярно поповнюються текстами законодавчих актів та офіційних документів). Організовуються БД, що містять тексти документів, прийнятих на регіональному рівні та органами місцевого самоврядування.

Картотеку «Періодичні видання, які отримує бібліотека» в останні роки формують з БД «Підписка». У картотеці міститься інформація про назви та місцезнаходження кожного номера журналу. Іноді всі бібліотеки міста або району організовують і ведуть одну зведену картотеку.

Великі бібліотеки (обласні та деякі міські) створюють програмні комплекси, які складаються з блоків і модулів, що забезпечують виконання безлічі функцій, в тому числі зберігання і видачу інформації про наявність у фонді документів, відомості про БЗ матеріалів з періодичних видань та збірників, дані про наявні в бібліотеках періодичні видання.

По суті в ДБФ з'явилися два структурних елементи: один об'єднує джерела бібліографічної інформації (бібліографічні видання, бібліографічні картотеки і БД, фонд виконаних бібліографічних довідок), а інший – джерела фактографічної інформації (традиційні довідкові видання різного призначення – енциклопедії, словники, довідники, путівники тощо, фактографічні БД з адресами, відомостями про товари і послуги підприємств і фірм, біографічними даними).

Функції єдиного АПП у складі сучасного ДПА істотно змінюються. В даний час він виконує функції електронного довідника, розкриваючи зміст ЕК, традиційних і електронних пошукових систем, в першу чергу бібліографічних та електронних довідкових видань на CD-ROM, і забезпечуючи можливість виходу в інші мережі і Інтернет.
Спільними для всіх бібліотек є такі питання, як комплектування, вивчення і розміщення ДБА (ДПА).

При комплектуванні ДБФ довідковими виданнями враховуються, по-перше, зміни в структурі читацького попиту, які обумовлені збільшенням кількості фактографічних запитів ділового характеру. Це спонукає бібліотеки купувати фірмові і торгово-промислові каталоги, бізнес-довідники, прайс-листи, рекламні буклети і каталоги виставок і ярмарків, незважаючи на те, що вони швидко застарівають. По-друге, в останні роки з'являється все більше і більше електронних довідкових видань на CD-ROM (енциклопедії, словники, довідники, путівники і інше).

Що стосується комплектування бібліографічними виданнями, то основна складність полягає в значному скороченні їх випуску інформаційними центрами, а також у вартості передплати на багато подібних видань. У зв'язку з цим виникає потреба в активізації складацької бібліографічної діяльності бібліотек, в тому числі і на комерційній основі.

Вивчення ДБА ведеться з метою виявлення того інформаційного потенціалу, яким володіє кожен структурний підрозділ та кожне видання, яке входить до складу ДБФ. Такі видання повинні переглядатися відразу ж після надходження їх до фонду, який, в свою чергу, повинен регулярно оновлюватися і очищатися від застарілих або непрофільних (невикористовуваних) матеріалів.

Важливе значення має розміщення ДБА в бібліотеці: він повинен бути доступний читачам, а не тільки співробітникам. Тому ДБА, як правило, розташовується в спеціальному приміщенні як єдине ціле, бажано компактно. Деякі бібліотеки організують зали інформаційної підтримки, де розміщуються каталоги, картотеки і забезпечується доступ до всіляких БД, якими можуть користуватися і читачі, а бібліографи (бібліотекарі) консультують та надають їм допомогу в пошуку інформації.

ДБФ, будучи частиною фонду бібліотеки, в той же час має особливе призначення і розташовується або інформаційно-бібліографічному відділі, або в іншому підрозділі бібліотеки (наприклад, в читальному залі).

Основні характеристики каталогів, картотек, баз даних містяться в таких обов'язкових документах, як паспорта. Це важливо насамперед тому, що з появою великої кількості баз і банків даних для зовнішнього використання (обміну, продажу, розміщення в Інтернет і т. д.) необхідна уніфікація форми і набору необхідних відомостей.

У паспорті вказуються: назва картотеки або БД, тематика, рік організації (створення), джерела комплектування, хронологічні рамки, обсяг і щорічний приріст, регулярність (періодичність) поповнення новими відомостями (актуалізація даних), види відображених документів, склад бібліографічних записів (способи бібліографічної характеристики), структура або схема (бібліографічне групування, розташування БЗ в розподілах), інформаційно-пошукові мови, допоміжний апарат, прізвище відповідального за ведення.

При наявності фактографічних картотек (БД) необхідно розробити типові макети опису для них, що відповідають призначенню і специфіці певних видів (типів) фактографічних пошукових систем.

Сучасний ДБА повинен володіти такими властивостями, як системність, пластичність, надійність і економічність. Щоб він відповідав сучасним вимогам, робота з його формування, ведення та використання повинна бути планомірною, творчою, навіть скрупульозної.

Саме в роботі зі створення ДБА (ДПА) бібліотеки проявляється розуміння головного принципу бібліографічної роботи: одноразова аналітико-синтетична переробка інформації і багаторазове та багатоцільове використання її результатів. Бібліографи спеціального підрозділу (інформаційно-бібліографічного відділу) і інші співробітники, які беруть участь у формуванні та веденні різних підрозділів ДБА (ДПА), повинні прагнути надійно і повністю зберегти інформацію, щоб в потрібний час і адекватно обставинам використовувати її при обслуговуванні читачів, а крім того забезпечувати можливість максимально ефективного використання зовнішніх інформаційних ресурсів (в режимі віддаленого доступу). Інакше кажучи, використовувати в повсякденній бібліографічній роботі віддалені електронні джерела інформації, доповнюючи і розширюючи тим самим свої власні інформаційні ресурси та перелік послуг, що надаються читачам, а також сприяти втіленню функціонуючого у бібліотеках ДБА у віртуальний ДПА.

Список використаної літератури:

1. Авдонина Н. А. Фонд выполненных справок – важный элемент СБА / Н. А. Авдонина, Н. С. Масловская // Библиография. – 2008. – № 5. – С. 30-34.
2. Гуцол Г. Удосконалення системи каталогів Книжкової палати України для ефективного обслуговування користувачів / Г. Гуцол, Н. Трухан // Вісник Книжкової палати. – 2012. – № 1. – С. 13-18.
3. Добко Т. Довідково-бібліографічне обслуговування в електронну еру: розвиток навігаторської функції / Т.  Добко // Бібліотечний вісник. – 2003. – № 1. – С. 2-7.
4. Остапчук Ю. Обгрунтування терміна "довідково-бібліографічний апарат бібліотеки" / Ю.  Остапчук // Бібліотечний вісник. – 2009. – № 4. – С. 33-37.
5. Справочно-библиографический аппарат библиотеки // Диомидова Г. Н. Библиографоведение : учеб. для сред. проф. учеб. заведений / Г. Н. Диомидова ; отв. ред. Д. Рапопорт. – СПб. : Профессия, 2002. – С. 182-196.
6. Справочно-библиографический аппарат (СБА) библиотеки // Коготков Д. Я. Библиографическая деятельность библиотеки: организация, технология, управление : учеб. для студ. вузов / Д. Я. Коготков ; под общ. ред. О. П. Коршунова. – СПб. : Профессия, 2003. – С. 67-75.
7. Справочно-библиографический аппарат как база обслуживания // Справочник библиографа / Е. Н. Буринская, Н. И. Веденяпина, Н. И. Гендина и др.; редкол.: А. Н. Ванеев (науч. ред.) и др. – Изд. 3-е, перераб. и доп. – СПб. : Профессия, 2005. – С. 469-477.
8. Шкаріна В. Концепція ДБА бібліотеки / В. Шкаріна // Наукові праці Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського / редкол.: О. С. Онищенко (голова) та ін. – Вип. 18. – К. : НБУВ, 2007. – С. 198-209.
9. Шкаріна В. Латентна та афінна підсистеми довідково-бібліографічного аппарату бібліотеки / В. Шкаріна // Бібліотечний вісник. – 2017. – № 5. – С. 20-26.